Willkommen bei Vocaligy

Die KI-Sprachagenten-Plattform für Ihr Unternehmen. Automatisieren Sie eingehende Anrufe – 24/7, in natürlicher Sprache, individuell konfigurierbar.

Was ist Vocaligy?

Vocaligy ist eine SaaS-Plattform, mit der Sie KI-Sprachagenten erstellen, die Ihre Telefonie automatisieren. Ihre Agenten nehmen Anrufe entgegen, beantworten Fragen, buchen Termine, senden E-Mails und mehr – alles über natürliche Sprache.

⚡

Erste Schritte

In 5 Minuten zum ersten Sprachagenten.

🤖

Agenten einrichten

Erstellen, konfigurieren und testen Sie Ihre Agenten.

📞

Telefonnummern

Nummern zuweisen und SIP-Routing einrichten.

📅

Kalender-Integration

Google & Outlook Kalender verbinden.

📚

Wissensdatenbank

Dateien hochladen und dem Agenten als Kontext geben.

📈

Analysen

Anrufe, Kosten und Nutzung im Blick.

Kernfunktionen

KI-Sprachagenten – Individuelle Agenten mit eigenem Prompt, Stimme und Verhalten
Echtzeittelefonie – Eingehende Anrufe über SIP/Twilio-Integration
Kalender-Tools – Termine prüfen, buchen und absagen über Google & Outlook
Anrufweiterleitung – An echte Mitarbeiter weiterleiten
Wissensbasis – PDF, DOCX, TXT als Kontext für den Agenten
Variablen – Dynamische Inhalte im Prompt mit {{variablenname}}
System-Variablen – {{fromNumber}}, {{toNumber}}, {{callId}} automatisch verfügbar
Hintergrundgeräusche – Büro- oder Tastaturgeräusche für natürlichere Gespräche
Anruf-Limits – Maximale Anrufdauer und Stille-Timeout
Analysen – Anrufminuten, Kosten und Nutzungsstatistiken

Erste Schritte

In 5 Minuten vom Account zum ersten Testanruf.

Überblick

Um Vocaligy zu nutzen, benötigen Sie drei Dinge: einen Account, einen konfigurierten Agenten und eine Telefonnummer. Diese Anleitung führt Sie durch alle Schritte.

Schritt-für-Schritt

Account erstellen

Registrieren Sie sich unter app.vocaligy.de/register. Sie erhalten einen kostenlosen Starter-Plan mit Testminuten.

Agent erstellen

Gehen Sie zu Agenten → Neuer Agent. Wählen Sie eine Vorlage (z.B. «Terminbuchung») oder starten Sie mit einem leeren Agenten. Geben Sie dem Agenten einen Namen und passen Sie den Prompt an.

Twilio-Zugangsdaten hinterlegen

Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen. Tragen Sie Ihre Twilio Account SID und den Auth Token ein. Falls Sie noch kein Twilio-Konto haben, erstellen Sie eines unter twilio.com.

Telefonnummer einrichten

Gehen Sie zu Telefonnummern → kaufen Sie eine Nummer über Twilio oder tragen Sie eine vorhandene Nummer manuell ein. Aktivieren Sie die SIP-Route.

Nummer dem Agenten zuweisen

Öffnen Sie Ihren Agenten → scrollen Sie zu «Telefonnummer zuweisen» → wählen Sie die eingerichtete Nummer aus.

Testanruf durchführen

Rufen Sie die Nummer an oder nutzen Sie den Browser-Testanruf direkt im Dashboard. Sie werden sofort mit Ihrem KI-Agenten verbunden.

💡

Tipp Beginnen Sie mit einer Vorlage – diese enthält bereits einen optimierten Prompt und passende Modell-Einstellungen. Sie können alles später anpassen.

Dashboard

Überblick über alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick.

Übersicht

Das Dashboard ist Ihre Startseite nach dem Login. Es zeigt Ihnen die wichtigsten Metriken und den aktuellen Status Ihrer Agenten.

Kennzahlen

Metrik	Beschreibung
Anrufe heute	Anzahl der Anrufe am heutigen Tag
Gesamtminuten	Verbrauchte Anrufminuten im aktuellen Abrechnungszeitraum
Aktive Agenten	Anzahl der Agenten mit zugewiesener Telefonnummer
Verbleibende Minuten	Restliche Minuten in Ihrem aktuellen Plan

Letzte Anrufe

Unter den Kennzahlen finden Sie eine Liste der letzten Anrufe mit Anrufer-Nummer, Dauer, Agent und Status. Klicken Sie auf einen Anruf, um das vollständige Transkript und die Zusammenfassung zu sehen.

Agenten – Übersicht

Erstellen, konfigurieren und verwalten Sie Ihre KI-Sprachagenten.

Was ist ein Agent?

Ein Agent ist ein vollständig konfigurierbarer KI-Sprachassistent, der Anrufe entgegennimmt. Jeder Agent hat:

Einen eigenen Prompt (Verhaltensanweisung)
Eine Stimme und Sprache
Gewählte KI-Modelle (STT, LLM, TTS)
Optionale Fähigkeiten (Kalender, E-Mail, Weiterleitung)
Eine zugewiesene Telefonnummer

Agenten-Liste

Die Agenten-Seite zeigt alle Ihre Agenten als Karten an. Jede Karte zeigt:

Name und Vorlage-Typ
Aktiv/Inaktiv-Status
Zugewiesene Telefonnummer (falls vorhanden)
Button zum Bearbeiten und Löschen

➕

Agent erstellen

Neuen Agenten mit Vorlage oder leer erstellen.

📝

Prompt schreiben

Verhalten, Tonfall und Anweisungen definieren.

🎤

Stimme & Sprache

Stimme, Sprache und TTS-Modell konfigurieren.

🔧

Fähigkeiten

Kalender, E-Mail, Weiterleitung aktivieren.

Agent erstellen

Erstellen Sie einen neuen Agenten mit einer Vorlage oder von Grund auf.

Vorlagen

Beim Erstellen eines neuen Agenten können Sie aus folgenden Vorlagen wählen:

Vorlage	Beschreibung	Idealer Einsatz
Terminbuchung	Optimiert für Terminvereinbarungen mit Kalender-Integration	Arztpraxen, Friseure, Beratung
Kundenservice	Beantwortet häufige Fragen und leitet bei Bedarf weiter	Support-Hotlines, FAQ
Empfang	Professionelle Anrufannahme und Weiterleitung	Büros, Kanzleien
Leer	Komplett leerer Agent zum freien Konfigurieren	Individuelle Anwendungen

So erstellen Sie einen Agenten

Agenten-Seite öffnen

Navigieren Sie im Seitenmenü zu «Agenten».

Neuer Agent

Klicken Sie auf den Button «Neuer Agent» oben rechts.

Vorlage wählen

Wählen Sie eine Vorlage aus. Jede Vorlage hat voreingestellte Modelle, einen passenden Prompt und eine Standard-Begrüssung.

Konfigurieren

Passen Sie Name, Prompt, Stimme, Modelle und alle weiteren Einstellungen an. Alle Vorlagen-Werte können geändert werden.

ℹ

Hinweis Jede Vorlage kann nach dem Erstellen beliebig verändert werden. Die Vorlage bestimmt nur die Startkonfiguration.

Prompt & Begrüssung

Definieren Sie das Verhalten und die Persönlichkeit Ihres Agenten.

Agenten-Prompt

Der Prompt ist die zentrale Anweisung an Ihren Agenten. Er bestimmt:

Rolle – Wer ist der Agent? (z.B. «Du bist die Rezeptionistin der Praxis Dr. Müller»)
Verhalten – Wie soll er agieren? (freundlich, professionell, knapp)
Aufgaben – Was soll er tun? (Termine buchen, Fragen beantworten, weiterleiten)
Regeln – Was darf er nicht? (keine Diagnosen stellen, keine Preise nennen)

Tipps für gute Prompts

Schreiben Sie klar und direkt – vermeiden Sie mehrdeutige Anweisungen
Geben Sie Beispieldialoge an für häufige Situationen
Halten Sie Antworten kurz – bei Telefongesprächen sind 1-2 Sätze ideal
Nutzen Sie Variablen für dynamische Inhalte: {{firmenname}}
Definieren Sie einen Eskalationspfad für Fälle, die der Agent nicht lösen kann

Beispiel-Prompt

Du bist die freundliche Rezeptionistin der Zahnarztpraxis Dr. Weber.

Deine Aufgaben:
- Begrüsse Anrufer herzlich
- Buche Termine über den Kalender
- Beantworte allgemeine Fragen zu Öffnungszeiten und Leistungen
- Leite an die Praxis weiter, wenn du nicht helfen kannst

Regeln:
- Gib KEINE medizinischen Ratschläge
- Halte Antworten unter 2 Sätzen
- Sprich immer Deutsch

Öffnungszeiten: Mo-Fr {{oeffnungszeiten}}
Adresse: {{adresse}}

Begrüssungsnachricht

Die Begrüssungsnachricht ist der erste Satz, den Ihr Agent spricht, sobald ein Anruf eingeht. Sie wird nicht über das LLM generiert, sondern direkt als TTS ausgegeben – das sorgt für eine schnelle, zuverlässige Antwort.

💡

Best Practice Halten Sie die Begrüssung kurz und natürlich: «Guten Tag, Praxis Dr. Weber, wie kann ich Ihnen helfen?» Vermeiden Sie lange Einleitungen – Anrufer erwarten eine schnelle Antwort.

Variablen

Dynamische Inhalte im Prompt und in der Begrüssung verwenden.

Benutzerdefinierte Variablen

Sie können eigene Variablen definieren, die automatisch im Prompt und in der Begrüssung ersetzt werden. Das ermöglicht flexible, wiederverwendbare Prompts.

Variablen erstellen

Agent bearbeiten

Öffnen Sie den Agenten und scrollen Sie zum Abschnitt «Variablen».

Variable hinzufügen

Klicken Sie auf «Variable hinzufügen». Geben Sie einen Namen (z.B. firmenname) und einen Wert (z.B. «Praxis Dr. Weber») ein.

Im Prompt verwenden

Nutzen Sie die Variable im Prompt mit doppelten geschweiften Klammern: {{firmenname}}. Bei jedem Anruf wird der Platzhalter durch den Wert ersetzt.

System-Variablen

Zusätzlich zu benutzerdefinierten Variablen stehen folgende System-Variablen automatisch zur Verfügung:

Variable	Beschreibung	Beispielwert
`{{fromNumber}}`	Telefonnummer des Anrufers	+49 170 1234567
`{{toNumber}}`	Die angerufene Nummer (Ihre Nummer)	+49 30 9876543
`{{callId}}`	Eindeutige ID des aktuellen Anrufs	call_abc123xyz

ℹ

Anwendungsbeispiel Nutzen Sie {{fromNumber}} im Prompt: «Der Anrufer ruft von {{fromNumber}} an. Bitte notiere diese Nummer bei Terminbuchungen.»

Stimme & Sprache

Konfigurieren Sie die Stimme, Sprache und das Spracherkennungsmodell Ihres Agenten.

Spracherkennung (STT)

Das STT-Modell (Speech-to-Text) wandelt die Sprache des Anrufers in Text um. Vocaligy nutzt Deepgram als STT-Provider.

Modell	Beschreibung	Empfohlen für
Nova 3	Höchste Genauigkeit, beste Ergebnisse für Deutsch und Englisch	Standard-Einsatz (empfohlen)
Nova 2	Etwas schneller, geringfügig weniger genau	Wenn Geschwindigkeit kritisch ist

Sprache

Wählen Sie die Sprache, in der Anrufer sprechen werden:

Deutsch (de) – Optimiert für deutsche Anrufer
Englisch (en) – Optimiert für englische Anrufer
Multi – Erkennt automatisch mehrere Sprachen. Etwas langsamer, aber ideal wenn Anrufer verschiedene Sprachen sprechen könnten.

Stimme (TTS)

Das TTS-Modell (Text-to-Speech) gibt dem Agenten seine Stimme. Vocaligy nutzt Cartesia als TTS-Provider mit hochwertigen Stimmen.

Stimme auswählen

Die verfügbaren Stimmen hängen von der gewählten Sprache ab. Jede Stimme hat einen eigenen Charakter – von professionell über freundlich bis ruhig. Probieren Sie verschiedene Stimmen aus, um die passende für Ihren Anwendungsfall zu finden.

Turn Detection

Die Turn Detection bestimmt, wann der Agent aufhört zuzuhören und antwortet. Der Modus STT erkennt Sprachpausen automatisch.

Endpointing Delay

Der Endpointing Delay ist die Wartezeit nach einer Sprachpause, bevor der Agent antwortet:

Wert	Verhalten
Niedrig (0.1 – 0.3s)	Schnelle Reaktion, aber mehr Unterbrechungen
Mittel (0.3 – 0.8s)	Guter Kompromiss (empfohlen)
Hoch (0.8 – 1.5s)	Weniger Unterbrechungen, längere Pausen

💡

Empfehlung Starten Sie mit Min 0.15s / Max 1.2s und passen Sie anhand von Testanrufen an.

TTS-Geschwindigkeit & Emotion

Feintuning der Stimme: Sprechgeschwindigkeit und emotionaler Tonfall.

Sprechgeschwindigkeit

Passen Sie die Geschwindigkeit an, mit der Ihr Agent spricht. Der Standardwert ist 1.0 (normale Geschwindigkeit).

Wert	Beschreibung	Einsatz
0.6 – 0.9	Langsamer als normal	Gut für komplexe Informationen, ältere Anrufer
1.0	Normale Geschwindigkeit	Standard (empfohlen)
1.1 – 1.4	Etwas schneller	Effiziente, knackige Antworten
1.5 – 2.0	Deutlich schneller	Nur für spezielle Anwendungsfälle

ℹ

Hinweis Der Regler im Dashboard zeigt den aktuellen Wert an. Nutzen Sie den Testanruf, um verschiedene Geschwindigkeiten auszuprobieren.

Emotionaler Tonfall

Sie können der Stimme Ihres Agenten eine emotionale Färbung geben. Die Emotion beeinflusst, wie der Agent klingt – nicht was er sagt.

Verfügbare Emotionen

Emotion	Wirkung	Geeignet für
Keine	Neutrale Stimme ohne zusätzliche Emotion	Standard, formeller Kontext
Happy	Fröhlich, warmherzig	Kundenservice, Empfang
Sad	Ruhig, mitfühlend	Beschwerden, sensible Themen
Angry	Bestimmt, energisch	Selten empfohlen
Surprise	Enthusiastisch, überrascht	Marketing, Gewinnbenachrichtigungen
Curious	Interessiert, fragend	Interview-Situationen, Umfragen

💡

Empfehlung Für die meisten Geschäftsanwendungen empfehlen wir «Keine» oder «Happy». Testen Sie mit einem Probeanruf, wie die Emotion klingt.

Anruf-Einstellungen

Maximale Anrufdauer, Stille-Timeout und Hintergrundgeräusche.

Maximale Anrufdauer

Begrenzen Sie die Länge eines Anrufs. Nach Ablauf der eingestellten Zeit verabschiedet sich der Agent höflich und beendet den Anruf automatisch.

Einstellung	Standardwert	Bereich
Maximale Anrufdauer	20 Minuten	1 – 120 Minuten

ℹ

Warum begrenzen? Eine Begrenzung schützt vor unerwartet langen (und teuren) Anrufen. Für die meisten Anwendungsfälle reichen 10–20 Minuten.

Stille-Timeout

Wenn der Anrufer länger als die eingestellte Zeit schweigt, beendet der Agent den Anruf automatisch. Das verhindert, dass ein Anruf offen bleibt, wenn der Anrufer aufgelegt hat, ohne die Verbindung korrekt zu trennen.

Einstellung	Standardwert	Bereich
Stille-Timeout	30 Sekunden	5 – 120 Sekunden

Hintergrundgeräusche

Hintergrundgeräusche erzeugen eine natürlichere Gesprächsatmosphäre. Der Anrufer hört leise Hintergrundgeräusche, die den Eindruck erwecken, dass der Agent in einem Büro oder an einem Arbeitsplatz sitzt.

Option	Beschreibung
Aus	Keine Hintergrundgeräusche (Standard)
Büro	Leise Bürogeräusche – Stimmen im Hintergrund, leises Rauschen
Tastatur	Tastaturklicken – suggeriert, dass der Agent «tippt» während er arbeitet

💡

Tipp Das «Tastatur»-Geräusch eignet sich besonders gut für Agenten, die Termine buchen oder Daten nachschlagen – es gibt dem Anrufer das Gefühl, dass etwas passiert.

KI-Modelle

LLM-Modell und Max Tokens für die Antwortgenerierung konfigurieren.

LLM-Modell

Das LLM (Large Language Model) ist das «Gehirn» Ihres Agenten – es generiert die Antworten basierend auf dem Prompt und dem Gesprächsverlauf.

Modell	Beschreibung	Empfohlen für
GPT-4o Mini	Schnell und kosteneffizient. Sehr gute Ergebnisse für Standardaufgaben.	Die meisten Anwendungsfälle (empfohlen)
GPT-4o	Leistungsstärkstes Modell. Besseres Reasoning und komplexere Aufgaben.	Komplexe Szenarien, anspruchsvolle Dialoge

Max Tokens

Max Tokens begrenzt die Länge jeder einzelnen Antwort des Agenten. Ein Token entspricht ca. 3–4 Zeichen im Deutschen.

Wert	Ungefähre Antwortlänge	Empfohlen für
60 – 80	1 kurzer Satz	Sehr knappe Agenten
80 – 120	1–2 Sätze	Standard (empfohlen)
120 – 200	2–3 Sätze	Erklärende Agenten
200+	Mehrere Sätze	Selten sinnvoll am Telefon

⚠

Wichtig Am Telefon wirken lange Antworten unnatürlich. Halten Sie Max Tokens bei 80–120 für die natürlichste Gesprächsführung.

Fähigkeiten & Tools

Erweitern Sie Ihren Agenten mit Kalender, E-Mail und Anrufweiterleitung.

Überblick

Fähigkeiten sind Aktionen, die der Agent während eines Gesprächs ausführen kann. Sie werden im Agenten-Setup aktiviert oder deaktiviert.

📅

Kalender-Tools

Freie Termine prüfen, Termine buchen und absagen über Google oder Outlook Kalender.

📧

E-Mail senden

Bestätigungs-E-Mails, Zusammenfassungen oder Informationen an den Anrufer senden.

📞

Anrufweiterleitung

Den Anruf an eine echte Person oder eine andere Nummer weiterleiten.

💬

SMS senden

Kurznachrichten mit Terminbestätigungen oder Links an den Anrufer senden.

Kalender-Tools

Wenn Kalender-Tools aktiviert sind, kann der Agent:

Freie Termine prüfen – fragt den Kalender nach verfügbaren Slots
Termine buchen – erstellt einen neuen Termin mit Titel, Datum, Uhrzeit
Termine absagen – sucht und entfernt bestehende Termine

ℹ

Voraussetzung Die Kalender-Integration muss unter Einstellungen → Integrationen eingerichtet sein. Ohne verbundenen Kalender stehen die Tools nicht zur Verfügung.

E-Mail senden

Der Agent kann E-Mails senden, wenn die Google-Integration aktiv ist (Gmail). Typische Anwendungsfälle:

Terminbestätigung an den Anrufer
Zusammenfassung des Gesprächs
Weiterleitung von Informationen

Anrufweiterleitung

Der Agent kann den Anruf an eine andere Telefonnummer weiterleiten. Definieren Sie im Prompt, wann und an wen weitergeleitet werden soll:

Wenn der Anrufer einen menschlichen Mitarbeiter verlangt,
leite den Anruf an +49 30 1234567 weiter.

Wissensbasis (Agent)

Dateien aus der Wissensdatenbank als Kontext für den Agenten verfügbar machen.

Dateien verknüpfen

Jeder Agent kann mit Dateien aus der zentralen Wissensdatenbank verknüpft werden. Die Inhalte dieser Dateien stehen dem Agenten dann als zusätzlicher Kontext zur Verfügung.

Agent bearbeiten

Öffnen Sie den Agenten und scrollen Sie zum Abschnitt «Wissensbasis».

Dateien auswählen

Markieren Sie die Dateien, die dem Agenten als Kontext dienen sollen. Nur aktivierte Dateien werden verwendet.

Speichern

Speichern Sie den Agenten. Bei zukünftigen Anrufen hat der Agent Zugriff auf die Inhalte der verknüpften Dateien.

💡

Tipp Halten Sie die Wissensbasis fokussiert – zu viele Dateien können den Agenten langsamer machen. Verknüpfen Sie nur relevante Dokumente.

Testanruf

Testen Sie Ihren Agenten direkt im Browser, ohne Telefonnummer.

So testen Sie

Agent konfigurieren

Stellen Sie sicher, dass Ihr Agent vollständig konfiguriert ist (Prompt, Stimme, Modelle).

Testanruf starten

Klicken Sie auf den Button «Speichern & Testen» im Agenten-Editor. Der Browser öffnet ein Anruf-Fenster.

Mikrofon zulassen

Ihr Browser fragt nach Mikrofon-Zugriff. Bestätigen Sie die Anfrage.

Gespräch führen

Sprechen Sie mit Ihrem Agenten, als wären Sie ein Anrufer. Testen Sie verschiedene Szenarien.

⚠

Hinweis Browser-Testanrufe verwenden echte KI-Ressourcen und werden auf Ihr Minutenkontingent angerechnet.

Telefonnummern – Übersicht

Verwalten Sie Ihre Telefonnummern und weisen Sie sie Agenten zu.

Wie funktioniert die Telefonie?

Vocaligy verbindet Telefonnummern über SIP (Session Initiation Protocol) mit der KI-Plattform. Wenn jemand Ihre Nummer anruft, wird der Anruf über Twilio an die Vocaligy-Plattform weitergeleitet, wo der zugewiesene Agent das Gespräch führt.

Nummern hinzufügen

Es gibt zwei Wege, eine Telefonnummer hinzuzufügen:

Methode	Beschreibung
Über Twilio kaufen	Kaufen Sie eine neue Nummer direkt über die Plattform. Erfordert hinterlegte Twilio-Zugangsdaten.
Manuell eintragen	Tragen Sie eine vorhandene SIP-Nummer im E.164-Format ein (z.B. `+4930123456`).

Nummer einem Agenten zuweisen

Die Zuweisung erfolgt über die Agenten-Seite: Agent bearbeiten → «Telefonnummer zuweisen» → Nummer aus der Liste wählen.

⚠

Wichtig Jede Nummer kann nur einem Agenten gleichzeitig zugewiesen sein. Die SIP-Route muss aktiv sein, damit Anrufe weitergeleitet werden.

SIP-Route einrichten

Verbinden Sie Ihre Telefonnummer mit der Vocaligy-Plattform.

Was ist eine SIP-Route?

Die SIP-Route ist die technische Verbindung zwischen Ihrer Telefonnummer und der Vocaligy-Plattform. Ohne aktive SIP-Route werden eingehende Anrufe nicht an den Agenten weitergeleitet.

Einrichtung

Telefonnummern-Seite öffnen

Navigieren Sie im Seitenmenü zu «Telefonnummern».

Nummer auswählen

Klicken Sie auf die Nummer, für die Sie SIP einrichten möchten.

SIP einrichten

Klicken Sie auf «SIP einrichten» → «Aktivieren». Die Plattform erstellt automatisch die SIP-Konfiguration bei Twilio.

Status prüfen

Ein grüner Status zeigt an, dass die SIP-Route aktiv ist und Anrufe empfangen werden können.

ℹ

Voraussetzung Ihre Twilio-Zugangsdaten müssen unter Einstellungen → Integrationen korrekt hinterlegt sein, bevor die SIP-Route eingerichtet werden kann.

Nummer kaufen

Kaufen Sie eine Telefonnummer direkt über die Vocaligy-Plattform.

Nummer über Twilio kaufen

Twilio-Zugangsdaten prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Twilio Account SID und Auth Token unter Einstellungen → Integrationen hinterlegt sind.

Nummer kaufen

Gehen Sie zu Telefonnummern → «Nummer kaufen». Wählen Sie das Land und optional eine Vorwahl.

Bestätigen

Wählen Sie eine verfügbare Nummer aus der Liste und bestätigen Sie den Kauf. Die Nummer wird automatisch in Ihrem Account angelegt.

⚠

Kosten Der Kauf einer Twilio-Nummer verursacht monatliche Kosten bei Twilio (ab ca. $1/Monat je nach Land). Diese Kosten sind nicht in Ihrem Vocaligy-Abo enthalten.

Anrufprotokoll

Alle Anrufe einsehen, Transkripte lesen und Aufnahmen anhören.

Anrufliste

Das Anrufprotokoll zeigt alle ein- und ausgehenden Anrufe chronologisch an. Für jeden Anruf sehen Sie:

Feld	Beschreibung
Datum & Uhrzeit	Wann der Anruf stattfand
Anrufer	Telefonnummer des Anrufers
Agent	Welcher Agent den Anruf bearbeitet hat
Dauer	Länge des Anrufs
Status	Erfolgreich, verpasst oder Fehler

Anruf-Details

Klicken Sie auf einen Anruf, um die Details zu sehen:

Transkript – Vollständiges Gespräch als Text (Agent und Anrufer)
KI-Zusammenfassung – Automatisch generierte Zusammenfassung des Gesprächs
Aufnahme – Audio-Aufnahme des Anrufs (falls aktiviert)
Metadata – Technische Details (Dauer, verwendete Modelle, Token-Verbrauch)

Wissensdatenbank

Laden Sie Dokumente hoch, die Ihre Agenten als Kontextwissen nutzen können.

Was ist die Wissensdatenbank?

Die Wissensdatenbank ist ein zentraler Speicher für Dokumente und Texte, die Ihren Agenten als zusätzlicher Kontext dienen. Anstatt alle Informationen in den Prompt zu packen, können Sie Dokumente hochladen und mit einzelnen Agenten verknüpfen.

Unterstützte Formate

Format	Max. Grösse
PDF (.pdf)	10 MB
Word (.docx)	10 MB
Text (.txt)	10 MB
Markdown (.md)	10 MB

Dokumente hochladen

Wissensdatenbank öffnen

Navigieren Sie im Seitenmenü zu «Wissensdatenbank».

Hochladen

Klicken Sie auf «Datei hochladen» oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop auf die Seite.

Texteinträge erstellen

Alternativ können Sie Texte direkt eingeben – ideal für FAQs, Produktinfos oder kurze Anleitungen.

💡

Drag & Drop Ziehen Sie Dateien direkt auf die Seite. Ein blauer Rahmen zeigt an, dass der Upload-Bereich aktiv ist.

Kalender – Übersicht

Verbinden Sie Google oder Outlook Kalender für automatische Terminverwaltung.

Wie funktioniert die Kalender-Integration?

Wenn Sie Ihren Kalender verbinden, kann Ihr Agent:

Freie Termine in Ihrem Kalender prüfen
Neue Termine für Anrufer buchen
Bestehende Termine suchen und absagen

Die Integration erfolgt über OAuth 2.0 – Vocaligy erhält nur die notwendigen Berechtigungen und speichert keine Passwörter.

Unterstützte Anbieter

🌏

Google Kalender

Verbinden Sie Ihren Google Workspace Account für Kalender und Gmail.

📧

Outlook Kalender

Verbinden Sie Ihren Microsoft 365 Account für Outlook Kalender.

Bevorzugter Kalender

Wenn Sie sowohl Google als auch Microsoft verbunden haben, können Sie über eine Agent-Variable festlegen, welcher Kalender bevorzugt genutzt wird:

Variable: preferred_calendar = google
Prompt:   Nutze immer den {{preferred_calendar}} Kalender für Terminbuchungen.

Google Kalender

Google Workspace verbinden für Kalender und Gmail-Integration.

Verbindung herstellen

Einstellungen öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen.

Mit Google verbinden

Klicken Sie auf «Mit Google verbinden». Sie werden zu Google weitergeleitet.

Account wählen & Berechtigungen bestätigen

Wählen Sie den Google-Account und bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen (Kalender lesen/schreiben, E-Mail senden).

Berechtigungen

Berechtigung	Verwendung
Google Calendar (Lesen/Schreiben)	Termine prüfen, erstellen und löschen
Gmail (Senden)	Bestätigungs-E-Mails im Namen Ihres Accounts senden

Outlook Kalender

Microsoft 365 verbinden für Outlook Kalender-Integration.

Verbindung herstellen

Einstellungen öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen.

Mit Microsoft verbinden

Klicken Sie auf «Mit Microsoft verbinden». Sie werden zu Microsoft weitergeleitet.

Anmelden & bestätigen

Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365 Account an und bestätigen Sie die Berechtigungen.

Berechtigungen

Berechtigung	Verwendung
Calendars.ReadWrite	Outlook-Termine lesen, erstellen und löschen

Twilio-Integration

Verbinden Sie Ihr Twilio-Konto für Telefonie und SMS.

Was ist Twilio?

Twilio ist der Telefonie-Provider, über den Vocaligy Anrufe und SMS verarbeitet. Sie benötigen ein eigenes Twilio-Konto mit Guthaben.

Zugangsdaten hinterlegen

Twilio Console öffnen

Melden Sie sich bei twilio.com/console an.

Account SID & Auth Token kopieren

Im Dashboard unter «Account Info» finden Sie Ihre Account SID (beginnt mit «AC») und den Auth Token.

In Vocaligy eintragen

Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Twilio. Tragen Sie Account SID und Auth Token ein und klicken Sie «Speichern».

ℹ

Sicherheit Ihre Twilio-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für Ihren Account sichtbar.

Nutzung & Analysen

Verfolgen Sie Anrufminuten, Kosten und Nutzungsstatistiken.

Überblick

Die Analysen-Seite gibt Ihnen Einblick in die Nutzung Ihrer Vocaligy-Plattform:

Anrufminuten – Verbrauchte Minuten pro Tag/Woche/Monat
Anzahl Anrufe – Eingehende Anrufe im Zeitverlauf
Verbleibende Minuten – Restliche Minuten in Ihrem Plan
Kostenübersicht – Aufschlüsselung der API- und Telefonie-Kosten

Pro-Agent-Statistiken

Sehen Sie, welcher Agent wie viele Anrufe bearbeitet und wie viele Minuten verbraucht hat. Das hilft Ihnen, die Auslastung zu optimieren.

Abonnement & Abrechnung

Pläne, Upgrades und Rechnungen verwalten.

Verfügbare Pläne

Plan	Minuten	Agenten	Highlights
Starter	60 Min/Monat	1 Agent	Ideal zum Testen
Professional	600 Min/Monat	5 Agenten	Für wachsende Unternehmen
Enterprise	Individuell	Unbegrenzt	Persönliche Beratung, SLA

Plan ändern

Gehen Sie zu Einstellungen → Abonnement, um Ihren Plan zu ändern. Upgrades werden sofort wirksam, Downgrades zum nächsten Abrechnungszeitraum.

Rechnungen

Alle Rechnungen finden Sie unter Einstellungen → Abonnement → Rechnungen. Rechnungen werden über Stripe abgewickelt und können als PDF heruntergeladen werden.

Einstellungen

Account, Integrationen und Präferenzen verwalten.

Account

Unter Einstellungen → Account können Sie:

Ihren Firmennamen ändern
Ihre E-Mail-Adresse aktualisieren
Ihr Passwort ändern

Integrationen

Unter Einstellungen → Integrationen verbinden Sie externe Dienste:

🔌

Twilio

Account SID & Auth Token für Telefonie und SMS.

🌏

Google Workspace

Kalender & Gmail verbinden.

📧

Microsoft 365

Outlook Kalender verbinden.